Goudelis Apartments (Κέρκυρα) — Έλεγχος Προμηθευτών + Αυτοματισμοί Προμηθειών

Case Study: Σύστημα Ελέγχου Προμηθευτών: προβλεψιμότητα, έλεγχος κόστους, λιγότερες εκπλήξεις

Στόχος: Δημιουργία δομημένης διακυβέρνησης προμηθειών: εγκεκριμένο πάνελ προμηθευτών, ροή παραγγελιών, έλεγχος παραλαβών και τιμολογίων.

Αφετηρία

• Επιλογές προμηθευτών χωρίς δομή (ad-hoc)
• Δεν υπήρχαν τυποποιημένα είδη / δεν υπήρχαν par levels
• Απουσία ελέγχου παραλαβών και συχνές αποκλίσεις τιμολογίων

Συστήματα που Εγκαταστάθηκαν

• Εγκεκριμένο Πάνελ Προμηθευτών με σύστημα αξιολόγησης (scoring)
• Λίστα Τυποποιημένων Ειδών + par levels
• Ροή αγορών (Purchasing workflow) + διαδικασία παραλαβής + έλεγχος αντιστοίχισης τιμολογίων

Παραδοτέα

• Supplier scorecard (τιμή, αξιοπιστία, χρόνος παράδοσης, θέματα/αποκλίσεις)
• Φύλλο τυποποίησης ειδών (SKUs, προδιαγραφές, εγκεκριμένα υποκατάστατα)
• Par levels + σημεία επαναπαραγγελίας (reorder points)
• Αρχείο καταγραφής παραλαβών + αρχείο ελέγχου τιμολογίων
• Μηνιαίος ρυθμός αξιολόγησης προμηθευτών

Αποτελέσματα

Το σύστημα ελέγχου προμηθευτών είναι πλέον ενεργό σε όλες τις λειτουργίες ξενοδοχείου (F&B, housekeeping, amenities, αναλώσιμα συντήρησης, λευκά είδη).
Οι δείκτες απόδοσης (KPIs) παρακολουθούνται για τις πρώτες 30–90 ημέρες ώστε να επιβεβαιωθεί η υιοθέτηση του συστήματος και να ποσοτικοποιηθεί η επίδρασή του.

KPIs που Παρακολουθούμε

• Απόκλιση κόστους σε βασικές κατηγορίες
  (amenities / χημικά / λευκά είδη / αναλώσιμα συντήρησης)
  → Ορισμός baseline → παρακολούθηση μείωσης (%)
• Ελλείψεις αποθέματος / επείγουσες αγορές
  (είδη με άμεσο αντίκτυπο στον επισκέπτη, π.χ. πετσέτες, είδη υγιεινής, καθαριστικά)
  → Παρακολούθηση περιστατικών ανά μήνα (#/μήνα)
• Αποκλίσεις τιμολογίων
  (διαφορές τιμών, ελλείποντα είδη, μη εγκεκριμένες αντικαταστάσεις)
  → Παρακολούθηση περιστατικών (#)
• Χρόνος ανά κύκλο παραγγελίας
  (παραγγελία + παραλαβή + έλεγχος τιμολογίων)
  → Παρακολούθηση ωρών/εβδομάδα

Τα αποτελέσματα θα επικαιροποιηθούν μετά από 1–2 πλήρεις λειτουργικούς κύκλους (συμπεριλαμβανομένης της αξιολόγησης προμηθευτών).